アレルギー対応の業務負荷を10〜20%削減しながら、お客様の負担軽減と安心感の創出に成功【八芳園】

2020東京大会ではホストタウンアピール実⾏委員会に参画し、食の多様化に柔軟に対応できる企業として国内外から絶大な信頼を得ている八芳園。

 

「すべてのお客様にご満足いただけるおもてなしをしたい」という想いと、食への強いこだわりから、2020年10月よりCAN EATのアレルギーヒアリングシステムをご活用いただいています。

 

過去に直面していた課題とシステムの導入理由、導入後の効果や使用感、お客様の声について伺いました。


<お話を伺った方>

写真右から:総括支配人 関本様、総料理長 西野様、ウェディングプランナー 碇様

 

作業効率が高く、導入のハードルが低い。従来のオペレーションとマッチさせやすいシステム設計

 

━━ CAN EATアレルギーヒアリングシステムを導入した経緯について教えてください。

 

(総括支配人:関本様)

私たちは「OMOTENASHI を世界へ」をミッションとして、すべてのお客様に至福の時を過ごしていただきたいと考えており、料理にも強いこだわりを持っています。年々増加しているアレルギーなどの食事制限がある方への対応にも注力しており、より効果的な方法を日々模索してきました。

 

そんなときに出会ったCAN EATの「アレルギーヒアリングシステム」は、作業効率の高さと導入のハードルの低さが魅力的で、すぐに導入したいと思いました。

 

アレルギーに関する情報をお客様が直接入力できる点、QRコードで簡単にとりまとめができる点、アレルギー情報が一覧で出てくる点など、便利なポイントがいくつもあり、正確な情報を効率的に得ることができますし、大きなシステムや設備を導入する必要がなく、従来のオペレーションとマッチさせやすかったです。

 

業務負荷を10〜20%削減。当日の申告がなくなり現場対応がスムーズに

 

━━ システムの導入後、どのような効果がありましたか?

 

(総括支配人:関本様)

アレルギー対応を効率化できている実感があります。全体の業務負荷が10〜20%ほど減少しました。

 

特に、詳しいアレルギー情報を事前にすべてとりまとめられる点は非常に助かっています。当日に発生するアレルギーの申告が激減し、急遽の現場対応がなくなりました。料理を届けるタイミングでアレルギーに関する確認を行っていますが、その確認も以前よりスムーズになったと思います。

 

アレルギー対応においては正確性が第一だと考えていますが、CAN EATのシステムを導入したことにより、正確性と効率の両面において、これまで足りなかった部分がしっかり補われています。

 

最終打ち合わせ前にアレルギー情報を把握。余裕を持って事前準備

 

━━ 実際のフローはどのように変化しましたか?

 

(ウェディングプランナー:碇様)

従来のフローでは、4回目の打ち合わせで新郎新婦のお二人にアレルギーシートをお渡しし、アレルギーがある人の名前とアレルギーの種類をとりまとめていただいていました。しかし、このシート作成は式の準備で忙しい新郎新婦にとって負担になってしまうことも多く、最終打ち合わせに間に合わないケースもありました。

 

また、たとえばエビアレルギーの方がいる場合には、エキスもだめなのかどうかといった細かい情報をシートの記載からすぐに知ることは難しく、新郎新婦様にお願いして再びヒアリングを行う必要がありました。二度手間なので、もっと効率的にできないものだろうかと思っていました。

 

アレルギーヒアリングシステムを導入してからは、これらの悩みがなくなりました。アレルギーがあるご本人に詳細な情報までまとめて申告していただけるため、最終打ち合わせの3週間前にはアレルギーに関する情報を網羅的に把握できます。回答漏れや再確認が必要な項目があったとしても、2週間前には情報が確定します。

 

新郎新婦様に負担をかけることなく余裕を持って確認できるので、事前準備がとてもスムーズになりました

 

(写真:アレルギーヒアリングシステムを操作する様子)

 

急な対応がなくなり、より安全でクリエイティブな料理へ進化

 

━━ キッチンにおいてはどのような変化がありましたか?

 

(総料理長:西野様)

アレルギーがあるお客様は急速に増加しており、注意しなければならないアレルギーの種類もどんどん増えています。ベジタリアンやヴィーガン、ハラルといった海外のお客様への対応も増えており、たえず勉強しながら対応しなければなりません。

 

このように食事制限が複雑化している状況なので、以前は直前のイレギュラーな依頼も多く、当日の朝までメニューに関するやりとりをしていることもしばしばありました。

 

でも、CAN EATのシステムを導入してからは、煩雑なやりとりや急な対応がほとんど発生していません。そのおかげでより安全に対応できるようになった上、アレルギー対応にかける時間が減ったので、その分、料理の内容の検討など、クリエイティブな作業に集中できています

 

お客様の負担軽減と安心感につながるシステム。使いやすさも高評価

 

━━ アレルギーヒアリングシステムを導入してみて、お客様や社内外からの評判・反響はいかがですか?

 

(総括支配人:関本様)

新郎新婦様のなかにはアレルギーの知識を持っていない方も多く、アレルギー情報のとりまとめ作業は負担になってしまうので、システムを通じてプランナーとお客様が直接やりとりできる点はとても評判がいいですね。

 

また、アレルギー対応にしっかり向き合って一生懸命取り組んでいる姿勢を評価していただけることも多いです。アレルギーがある方が身近にいるお客様もいらっしゃるので、安心感を覚えていただけるポイントにもなっていると思います。

 

(ウェディングプランナー:碇様)

お客様にアレルギーヒアリングシステムをご紹介する際には、私たちがお料理を大切にしていることと、ご本人がアレルギーを申告するため伝え間違いが発生しないことの2点をお伝えしています。

 

それはすごく助かります」と言っていただけることが多く、お二人に安心してもらえていることを実感しています。やはり、ご本人の申告が一番正確ですから、安心感があるんですよね。QRコードやURLから簡単に申告できる点も、「使いやすい」と評価していただけています。

 

八芳園のノウハウで、外食業界を牽引していく。アレルギー対応が当たり前になる未来へ

 

━━  長年アレルギー対応に積極的に取り組んでこられて、この一年はアレルギーヒアリングシステムも活用してくださっていますが、これからさらにどのような取り組みをしていきたいとお考えですか?展望をお聞かせください。

 

(総括支配人:関本様)

私たちが業界においても比較的早い時期からアレルギー対応に力を入れてきたのは、「食事制限を理由にNOと言うことは差別につながるのではないか」という考えがあるからです。

 

アレルギーがある人はどんどん増えており、いまでは左利きと同じくらいいるといわれています。これからも増えていくでしょうから、「うちはアレルギー対応はできません」とあきらめるのではなく、制限がある人にも料理や食事の時間そのものを楽しんでいただけるように工夫していくべきです。

 

私たちはこの一年、従来のオペレーションとアレルギーヒアリングシステムを融合させてアレルギー対応をパワーアップさせました。このノウハウが業界に広がり、アレルギーのある方でも婚礼を存分に楽しめる、明るい未来を実現できたらいいなと思っています。

 

これは結果的にマーケットを広げることにもつながります。コロナ禍で外食業界は苦しい時期ですから、みんなでノウハウを共有しながら盛り上げていきたいですね。

 

■⼋芳園について

⼋芳園は、昭和 18 年の創業以来、豊かな自然環境づくりと、食生活への奉仕を通して、社会に貢献する総合イベントプロデュース企業です。「日本のお客様には心のふるさとを。海外のお客様には日本の文化を。」を理念に掲げ、「OMOTENASHI を世界へ」をミッションとして、MICE、結婚式をはじめとした、宴会・レストランなどの企画運営を展開、都心にありながらも江⼾時代から続く約 1 万坪の由緒ある庭園を維持し、お客様へ至福の時を提供しています。2020 東京大会においては、ホストタウンアピール実⾏委員会に参画し、イベント及びフードプロデュースを担当しています。

 

⼋芳園公式ホームページ:http://www.happo-en.com/

⼋芳園のプレスリリース⼀覧:https://prtimes.jp/main/html/searchrip/company_id/19559

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